Aliéna 1 : Du comité d’achat
Le Comité de marchés a pour rôle l’analyse
des offres en vue de sélectionner un ou
des fournisseurs pour les achats ou demandes de
services dont la valeur dépasse 2 000 000 FCFA.
La
liste des membres de ce comité est approuvée par le Bureau Exécutif et une note
de service est établie à cet effet au début de chaque année budgétaire. Le comité de marchés se réunit chaque fois
qu’il y a des offres à analyser.
Les
membres du Comité sont les suivants :
-
La
Directrice
-
Le
Directeur de Programme
-
Les coordinateurs/trices Programmes/Projets
-
Le
Comptable
-
Une
personne ressource
Aliéna 2 : De la liste des fournisseurs agréés
En début de chaque année une liste de
fournisseurs potentiels est établie par le comptable. Cependant les membres de ce
comité ont la faculté de signaler tous les fournisseurs dont les références
leur paraissent valables. Le Comité procède à la sélection en fonction des
performances précédentes des fournisseurs ou de la pertinence de leurs
propositions (qualité, prix, délais de
livraison, etc.).
Les propositions de choix du comité sont
consignées dans un procès verbal rédigé à cet effet par le rapporteur et signé
par tous les membres. Le procès verbal est classé dans les archives par la Secrétaire.
Aliéna 3 : De la formulation ou expression des besoins
Les besoins sont exprimés aux moyens d’un
formulaire de demande de fonds pré-imprimé disponible auprès du Comptable.
Le formulaire doit être clairement renseigné
et signé par le Chargé de projet, vérifié par le comptable et approuvé par la
Présidente.
Les Coordinateurs expriment les besoins et le fait approuvé par le Président pour autorisation des
dépenses. Le formulaire dûment rempli et approuvé est transmis au comptable.
Le Comptable s'assure de la prévision de la
ligne budgétaire concernée et traite la
réquisition jusqu'à l'émission du bon de
commande. Le bon de commande sera ensuite remis au Président\directrice
exécutive pour signature.
Le formulaire d’expression de besoins peut
être complété par une annexe ou tout autre document tel que: cahier des
charges, spécification technique permettant une définition technique aussi
complète que possible du besoin.
Il appartient à l'émetteur du besoin de
veiller à ce que la définition du besoin soit suffisamment précise du point de
vue technique, délais, quantité, qualité, pour permettre l'obtention d'offres
techniquement satisfaisantes et éviter tout malentendu entre les fournisseurs
et AMASBIF.
Il en sera de même des besoins relatifs aux
contrats annuels auxquels seront joints des détails non repris sur le
formulaire de besoins lui même.
Aliéna 4 : Délai d’émission des demandes
Sauf cas d'urgence le formulaire sera émis
avec un délai suffisant (3 jours pour les achats de fournitures simples et les
réalisations de terrain, 15 jours pour les prestations ou achats qui demandent
un appel d’offres) pour permettre la mise en concurrence des fournisseurs et
l'obtention d'offres complètes et satisfaisantes.
Aliéna 5 : Rôle du/des responsables des achats
Le comptable est la personne responsable des
achats en sa qualité de responsable de la production des rapports financiers.
Cependant suivant les dispositions de la procédure d’achat, il peut être
assisté par d’autres personnes ou organes.
Le rôle du comptable est d'assurer, aux
meilleures conditions et dans la qualité nécessaire, la satisfaction de tous
les besoins en matériels, travaux ou services exprimés par les différents
demandeurs de l’organisation, dans le respect des procédures et de la politique
d'achat d’AMASBIF.
Aliéna 6 : De la responsabilité des achats
Montant
5 à 25 000
25 001 à
125 000
125 001
à 2 000 000
2 000 001 et plus
Responsable des achats
Secrétaire
Animateurs ou comptable
Chargé de projet/ Programme Comptable
Comité de marché
Montant
5 à 25 000
25 001 à
125 000
125 001
à 2 000 000
2 000 001 et plus
Responsable des achats
Secrétaire
Animateurs ou comptable
Chargé de projet/ Programme Comptable
Comité de marché