La Directrice Exécutive en partenariat avec le Chargé des questions juridiques de l’ONG AMASBIF reçoit les informations sur toutes les situations ou événements susceptibles de générer un risque de conflits d’intérêts qui les centralisent dans un Registre des Conflits d’Intérêts. Les déclarations d’intérêts permettent d’être informé de manière précise de l’existence ou non de liens d’intérêts susceptibles de porter atteinte à l’indépendance et à l’impartialité de la personne concernée dans les actes posés ou les activités exécutées.
L’identification des conflits d’intérêts est faite par ces personnes chargées à partir d’un questionnaire conçu à cet effet. Pour chaque situation de conflit d’intérêts identifiée, une fiche de gestion des conflits d’intérêts, est ouverte et retrace les informations.
Pour une meilleure gestion des conflits ,des outils seront élaborés cas par cas pour évaluer les conflits d’intérêt .Par exemple :
u L’Outils de gestion de conflits d’intérêts des membres du Bureau Exécutif
u L’Outils de gestion de conflits d’intérêts des membres de la Direction exécutive
u L’Outil de gestion de conflits d’intérêts des membres des comités de passations de marchés
u L’Outil de gestion de conflits d’intérêts pour les membres de comités de recrutement de personnel.
3.4. Résolution des situations de conflits d’intérêts matérialisées En cas de survenance d’une situation de conflits d’intérêts , AMASBIF informera la personne sujette du conflit ,de l’origine ainsi que de la nature du conflit d’intérêt . La résolution de cette situation de conflit d’intérêt se fait systématiquement sous la validation et le contrôle des informations d’une commission Adhoc.
3.5. Mesures d’atténuation et actions correctrices : Sur la base des résultats de l’analyse et du type de conflit d’intérêts (conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent), les mesures idoines sont proposées pour prévenir ou remédier aux situations des conflits d’intérêts. Elles concernent toutes les personnes soumises à l’obligation de déclaration d’intérêts et qui ne l’ont pas faites, ou n’ont pas procédé à l’actualisation de leur déclaration ou ont fait une déclaration erronée ou fausse .La sanction est gérée selon le type de relations qui lie la dite personne avec l’ONG AMASBIF ou la nature de l’activité concernée. Toute sanction prise doit être notifiée par écrit aux concernés par lettre de la Directrice Exécutive.
Dans le cas de situation de conflits d’intérêts au niveau du staff de la Direction ,la Directrice Exécutive peut :
- demander à l’agent concerné d’abandonner l’intérêt personnel qui est source de conflit d’intérêts.
- Récuser l’agent ou lui demander de se récuser d’office pour une décision à prendre.
- Restreindre l’accès de l’agent à certaines informations sensibles.
Lorsque le conflit d’intérêt est de nature permanente, la Directrice exécutive affecte l’agent à un autre poste ou procède à un réaménagement de son rôle et de ses responsabilités pour faire disparaître le conflit d’intérêts. Si le conflit d’intérêt ne peut pas être résolu autrement, la Directrice exécutive peut inviter l’agent à démissionner de ses fonction.
4. Dénonciaciation et gestion de la Fraude
La gouvernance de l’ONG AMASBIF est déterminée à assumer le devoir et l’obligation d’administrer judicieusement les fonds et les ressources qui leur ont été confiés dans le but que les projets et programmes mises en oeuvre puissent avoir des résultats et des impacts positifs pour les communautés bénéficiaires.
Pour cela l’ONG AMASBIF s'engage à prévenir et détecter toutes les formes de fraude et de corruption et à mener des enquêtes en cas de besoin, que de tels agissements soient perpétrés de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation.
La politique de dénonciation et de gestion de la fraude au sein de l’ONG AMASBIF consiste à:
- Veiller à ce que les ressources financières et autres soient destinées uniquement aux besoins prévus.
- Promouvoir une culture de l'honnêteté et de l'ouverture au sein du personnel et de la direction de l’ONG AMASBIF.
- Veiller à ce que ni les membres du personnel, ni les personnes qui leur sont associées ne désavantagent ni n’exploitent les populations vulnérables en commettant des actes de fraude ou de corruption.
- Faire en sorte que les membres du personnel et les populations cibles puissent dénoncer en toute sécurité et confidentialité une conduite contraire à l'éthique ou un soupçon fondé de fraude ou de corruption;
Pour cela AMASBIF s'engage donc:
- à prévenir et détecter toutes les formes de fraude et de corruption et à mener l'enquête en cas de besoin, que de tels agissements soient perpétrés de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation.
, à veiller à ce que les préoccupations formulées par les membres ou le personnel à tous les niveaux de l'organisation ainsi que les plaintes signalées par les populations cibles et les Partenaires financiers soient dûment prises en compte et fassent l'objet d'une enquête juste, impartiale et responsable.
La personne ayant fraudée est tenu de réparer toute perte subie suite à une négligence ou des activités frauduleuses.
Aux fins de la présente politique, les termes de «fraude» et de «corruption» sont définis comme suit:
² Corruption:
Tout acte consistant à offrir, donner, solliciter ou accepter un avantage ou une récompense pouvant influencer abusivement les actions d'une personne.
² Fraude:
Déformation, distorsion, modification ou travestissement de la vérité ou abus de confiance, concernant les ressources financières, matérielles ou humaines, les actifs, les services et/ou les transactions d'une organisation, généralement à des fins de gain ou d'avantage personnel. La fraude est une manœuvre délictueuse ou un recours à de fausses représentations en vue d'obtenir un bénéfice indu. Les définitions ci-dessus s'appliquent de façon égale à toute faute professionnelle et tout comportement contraire à l'éthique, notamment (liste non exhaustive):
ü le détournement: le vol de ressources de l'organisation pour un usage privé. Une personne ou plus peuvent être impliquées;
ü l'appropriation illicite et l'utilisation abusive des fonds;
ü la subornation qui signifie qu'une personne, une organisation ou une institution ne fournit pas les biens ou les services comme il se doit, en échange d'une certaine forme de rémunération abusive.
ü le partage de profits / dessous-de-table, réductions, rabais pour un avantage personnel;
ü l'abus de pouvoir;
ü l'extorsion ,acte visant à obtenir quelque chose par la force, par la menace ou par des pressions excessives.
ü le favoritisme, traitement injuste favorisant une personne ou un groupe aux dépens des autres.
ü le népotisme forme de favoritisme à l'égard de membres de la famille, à qui sont réservés des positions ou des privilèges./.
L’identification des conflits d’intérêts est faite par ces personnes chargées à partir d’un questionnaire conçu à cet effet. Pour chaque situation de conflit d’intérêts identifiée, une fiche de gestion des conflits d’intérêts, est ouverte et retrace les informations.
Pour une meilleure gestion des conflits ,des outils seront élaborés cas par cas pour évaluer les conflits d’intérêt .Par exemple :
u L’Outils de gestion de conflits d’intérêts des membres du Bureau Exécutif
u L’Outils de gestion de conflits d’intérêts des membres de la Direction exécutive
u L’Outil de gestion de conflits d’intérêts des membres des comités de passations de marchés
u L’Outil de gestion de conflits d’intérêts pour les membres de comités de recrutement de personnel.
3.4. Résolution des situations de conflits d’intérêts matérialisées En cas de survenance d’une situation de conflits d’intérêts , AMASBIF informera la personne sujette du conflit ,de l’origine ainsi que de la nature du conflit d’intérêt . La résolution de cette situation de conflit d’intérêt se fait systématiquement sous la validation et le contrôle des informations d’une commission Adhoc.
3.5. Mesures d’atténuation et actions correctrices : Sur la base des résultats de l’analyse et du type de conflit d’intérêts (conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent), les mesures idoines sont proposées pour prévenir ou remédier aux situations des conflits d’intérêts. Elles concernent toutes les personnes soumises à l’obligation de déclaration d’intérêts et qui ne l’ont pas faites, ou n’ont pas procédé à l’actualisation de leur déclaration ou ont fait une déclaration erronée ou fausse .La sanction est gérée selon le type de relations qui lie la dite personne avec l’ONG AMASBIF ou la nature de l’activité concernée. Toute sanction prise doit être notifiée par écrit aux concernés par lettre de la Directrice Exécutive.
Dans le cas de situation de conflits d’intérêts au niveau du staff de la Direction ,la Directrice Exécutive peut :
- demander à l’agent concerné d’abandonner l’intérêt personnel qui est source de conflit d’intérêts.
- Récuser l’agent ou lui demander de se récuser d’office pour une décision à prendre.
- Restreindre l’accès de l’agent à certaines informations sensibles.
Lorsque le conflit d’intérêt est de nature permanente, la Directrice exécutive affecte l’agent à un autre poste ou procède à un réaménagement de son rôle et de ses responsabilités pour faire disparaître le conflit d’intérêts. Si le conflit d’intérêt ne peut pas être résolu autrement, la Directrice exécutive peut inviter l’agent à démissionner de ses fonction.
4. Dénonciaciation et gestion de la Fraude
La gouvernance de l’ONG AMASBIF est déterminée à assumer le devoir et l’obligation d’administrer judicieusement les fonds et les ressources qui leur ont été confiés dans le but que les projets et programmes mises en oeuvre puissent avoir des résultats et des impacts positifs pour les communautés bénéficiaires.
Pour cela l’ONG AMASBIF s'engage à prévenir et détecter toutes les formes de fraude et de corruption et à mener des enquêtes en cas de besoin, que de tels agissements soient perpétrés de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation.
La politique de dénonciation et de gestion de la fraude au sein de l’ONG AMASBIF consiste à:
- Veiller à ce que les ressources financières et autres soient destinées uniquement aux besoins prévus.
- Promouvoir une culture de l'honnêteté et de l'ouverture au sein du personnel et de la direction de l’ONG AMASBIF.
- Veiller à ce que ni les membres du personnel, ni les personnes qui leur sont associées ne désavantagent ni n’exploitent les populations vulnérables en commettant des actes de fraude ou de corruption.
- Faire en sorte que les membres du personnel et les populations cibles puissent dénoncer en toute sécurité et confidentialité une conduite contraire à l'éthique ou un soupçon fondé de fraude ou de corruption;
Pour cela AMASBIF s'engage donc:
- à prévenir et détecter toutes les formes de fraude et de corruption et à mener l'enquête en cas de besoin, que de tels agissements soient perpétrés de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation.
, à veiller à ce que les préoccupations formulées par les membres ou le personnel à tous les niveaux de l'organisation ainsi que les plaintes signalées par les populations cibles et les Partenaires financiers soient dûment prises en compte et fassent l'objet d'une enquête juste, impartiale et responsable.
La personne ayant fraudée est tenu de réparer toute perte subie suite à une négligence ou des activités frauduleuses.
Aux fins de la présente politique, les termes de «fraude» et de «corruption» sont définis comme suit:
² Corruption:
Tout acte consistant à offrir, donner, solliciter ou accepter un avantage ou une récompense pouvant influencer abusivement les actions d'une personne.
² Fraude:
Déformation, distorsion, modification ou travestissement de la vérité ou abus de confiance, concernant les ressources financières, matérielles ou humaines, les actifs, les services et/ou les transactions d'une organisation, généralement à des fins de gain ou d'avantage personnel. La fraude est une manœuvre délictueuse ou un recours à de fausses représentations en vue d'obtenir un bénéfice indu. Les définitions ci-dessus s'appliquent de façon égale à toute faute professionnelle et tout comportement contraire à l'éthique, notamment (liste non exhaustive):
ü le détournement: le vol de ressources de l'organisation pour un usage privé. Une personne ou plus peuvent être impliquées;
ü l'appropriation illicite et l'utilisation abusive des fonds;
ü la subornation qui signifie qu'une personne, une organisation ou une institution ne fournit pas les biens ou les services comme il se doit, en échange d'une certaine forme de rémunération abusive.
ü le partage de profits / dessous-de-table, réductions, rabais pour un avantage personnel;
ü l'abus de pouvoir;
ü l'extorsion ,acte visant à obtenir quelque chose par la force, par la menace ou par des pressions excessives.
ü le favoritisme, traitement injuste favorisant une personne ou un groupe aux dépens des autres.
ü le népotisme forme de favoritisme à l'égard de membres de la famille, à qui sont réservés des positions ou des privilèges./.