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Attributions du personnel recruté



 b)    Des attributions du personnel recruté

Ø  La Directrice Exécutive

 

-       Assure les fonctions de Directrice Exécutive de l’ONG AMASBIF en qualité de chef de bureau;

-       Représente l’ONG dans tous les actes de la vie civile au Mali et à l’extérieur du Mali;

Assure  sous  l’autorité du bureau exécutif, la planification, la coordination et le contrôle des taches

-       Cosigne les comptes bancaires avec une ou un  trésorier (e) du Bureau Exécutif.

 

Ø  Le Directeur deProgrammes

Sous la responsabilité de la Directrice Exécutive, il travaille avec  tous les agents salariés, bénévoles et stagiaires. Le cahier de charges est le suivant :

MISSION :

Le Directeur de Programmes a pour mission d’assurer  la conception et la mise en œuvres des activités des projets, il appui la directrice dans ses tâches,  le développement des  programmes, la représentation et la mise en œuvre des orientations de AMASBIF.

HIERARCHIE

 

Le Directeur de programme est placé sous la supervision directe de la  Directrice Exécutive. A cet effet, il exerce une autorité sur l’ensemble des programmes. Il est garant de la gestion collégiale des programmes.

RESPONSABILITES

 

·         Garantir la bonne gestion des moyens mis à la disposition des programmes.

·         Gérer efficacement les ressources humaines, matérielles et financières des programmes dans un souci permanent d’obtenir les meilleures performances.

·         Rédiger les rapportages d’activités (trimestriels et annuels)..

·         Gérer les relations extérieures avec les pouvoirs publics, locaux et coutumiers qui interviennent dans le domaine du développement.

·         Assurer le maintien de la communication interne et externe

·         Assurer l’information régulière du BE et des différentes instances de l’association sur l’évolution des  programmes

·         Participer à la vie de l’association

·         Élaborer et mettre en œuvre les projets et programmes de l’ONG

·         Appuyer l’évaluation des projets/ programmes

 

Ø  Les Coordinateurs projets /programmes

Ils / elles sont au même niveau de représentation que les chefs d’antennes ou représentants locaux de AMASBIF basés dans les chefs-lieux de régions ou d’autres niveau de représentation. Ils/elles :

-       Assurent le suivi et la supervision des activités sur le terrain

-       Sont responsables de l’exécution correcte des activités sur le terrain

-       Coordonnent le travail des animateurs

-       Appuient la Directrice dans l’élaboration des propositions de financement

-       Assurent le rapportage des activités de l’ONG (trimestriel et annuel)

-       Collabore avec le comptable, le Directeur de Programmes et les animateurs pour la mise en œuvre des activités

 

Ø  Le (la) Comptable

Il (elle) est chargé de :

 

-       Gestion des dossiers administratifs;

-       la tenue de la comptabilité financière ;

-       le classement des archives financières , des pièces comptables ,les contrats des projets financés et tout autre document important;

-       l’amélioration de la comptabilité des matières (établissement d’une nomenclature des matières, système d’inventaires des ressources matérielles par le marquage et l’étiquetage des équipements et de la logistique);

-       l’élaboration des rapports mensuels, trimestriels et annuels financiers

-       tient un registre des immobilisations.

 

Ø  les animateurs/autresagents de terrain

 

Ils/elles sont les agents chargés de la réalisation proprement dite des activités sur le terrain. Ils/elles :

-       mettre en œuvre les activités de terrain;

-       Animent les séances de sensibilisation, de formation, de démonstration pour le changement de comportement;

-       Développent des stratégies de mise en œuvre des actions de terrain;

-       Élaborent des rapports mensuels;

-       Assurent le suivi au jour le jour des activités des groupes cibles.

 

Ø  le (la) Secrétaire

 

MISSION

Le/ la secrétaire a pour mission de fournir une assistance technique à la  Directrice exécutive, au personnel et de contribuer au bon fonctionnement des activités de AMASBIF.

 

HIERARCHIE

L’Assistant de Direction est placée sous l’autorité hiérarchique du la  Directrice exécutive 

 

RESPONSABILITES

 

  • Assistance à la   Directrice exécutive
  • Gestion des dossiers pour le compte du Directeur de Programmes
  • Secrétariat de Direction
  • Circulation et diffusion de l’information dans les Programmes

 

PRINCIPALES ACTIVITES

 

  1. Assistance au Responsable de Programmes
  • Gestion de l’agenda de la  Directrice exécutive de Programmes
  • Suivi de dossiers confiés par le Directeur de Programmes
  • Interface avec les cadres et le personnel des Programmes
  • Organisation de la logistique des voyages du Directeur de Programmes et des autres membres des Programmes (transport, accueil, réservations,…)
  • Préparation des dossiers pour les réunions du Bureau Exécutif et de la Directrice Exécutive
  • Rédaction des relevés des décisions de la Directrice Exécutive
  • Accueil et introduction des personnes en rendez-vous avec le personnel de la DE
  • Saisie, classement et archivage des dossiers des Programmes
  • Gestion de la petite caisse

 

  1. Circulation et diffusion de l’information :

 

  • Traitement des courriers et rédaction des projets de courriers de la Direction
  • Gestion du parapheur de la Direction
  • Diffusion des informations à la demande du Directeur de Programmes
  • Organisation et gestion de la messagerie Internet
  • Participation à la gestion du réseau Internet

Ø  Le coursier 

Il a pour mission d’assurer sous la responsabilité du comptable, la récupération et la distribution des documents auprès des partenaires et de toute autre structure en rapport avec AMASBIF.

Ø Le Gardien

Il  veuille à la sécurité des locaux et de leurs contenus  


LOI SUR LA PROCÉDURE ADMINISTRATIVE §8001 - §11008